Projekt dokumentu z 26 października 2026 r. przed przeglądem prawnym. Wiążąca będzie wersja opublikowana przed startem usługi.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Umowa w rozumieniu art. 28 RODO między Klientem (administratorem) a Grade System sp. z o.o. (podmiotem przetwarzającym). Klient akceptuje ją przy rejestracji razem z Regulaminem.
Wersja z 26 paź 2026
1. Strony i przedmiot
Administratorem jest Klient, który zawarł umowę o korzystanie z fanero studio. Podmiotem przetwarzającym jest Grade System sp. z o.o., ul. Alfonsa Flisykowskiego 1/58, 80-180 Gdańsk, KRS 0000926334, NIP 5833438266 (dalej Przetwarzający).
Klient powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usługi fanero studio zgodnie z Regulaminem. Umowa obowiązuje przez czas korzystania z fanero studio i do usunięcia danych po jego zakończeniu.
2. Zakres przetwarzania
| Element | Opis |
|---|---|
| Kategorie osób | osoby komentujące, piszące wiadomości, wystawiające opinie i oznaczające profile Klienta; obserwujący w danych zbiorczych; członkowie zespołu Klienta i osoby z zewnątrz, którym Klient udostępnia raporty |
| Rodzaje danych | nazwa i identyfikator konta na platformie, zdjęcie profilowe, treść komentarzy, wiadomości i opinii, data i miejsce publikacji, nastrój treści rozpoznany przez AI, notatki i etykiety zespołu, adresy e-mail odbiorców raportów |
| Charakter i cel | pobieranie z platform, przechowywanie, przeglądanie, porządkowanie, analiza statystyczna, przygotowanie propozycji odpowiedzi przez AI, wysyłanie odpowiedzi i publikacji na polecenie Klienta, tworzenie raportów |
| Dane szczególnych kategorii | fanero studio nie jest przeznaczone do ich przetwarzania; mogą pojawić się tylko w treściach, które osoby same opublikują na profilach Klienta |
3. Obowiązki Przetwarzającego
- przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta; poleceniami są umowa, ustawienia i działania wykonane w fanero studio,
- informuje Klienta, jeżeli polecenie w jego ocenie narusza przepisy o ochronie danych,
- dopuszcza do danych tylko osoby upoważnione i zobowiązane do poufności,
- stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO opisane w punkcie 5,
- pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w szczególności przez funkcje eksportu, usuwania i anonimizacji w fanero studio,
- pomaga Klientowi w obowiązkach z art. 32 do 36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje,
- zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego wykrycia, z informacjami z art. 33 ust. 3 RODO,
- udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyty na zasadach z punktu 7.
4. Dalsze powierzenie
Klient udziela ogólnej zgody na dalsze powierzenie danych podprocesorom z listy na stronie fanerostudio.pl/podprocesorzy. Przetwarzający nakłada na nich te same obowiązki ochrony danych co w tej umowie i odpowiada za ich działania jak za własne.
O zamiarze dodania albo zmiany podprocesora Przetwarzający informuje mailem właścicieli przestrzeni co najmniej 14 dni wcześniej. Klient może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, Klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem przed wprowadzeniem zmiany.
Platformy (Meta, Google, TikTok, LinkedIn) nie są podprocesorami: Klient samodzielnie łączy z nimi profile, a dane trafiają do nich na jego polecenie, na zasadach regulaminów tych platform.
5. Środki bezpieczeństwa
- szyfrowanie połączeń (TLS) i tokenów dostępu do platform (AES-256-GCM),
- oddzielenie danych Klientów politykami RLS w bazie PostgreSQL, sprawdzane testami automatycznymi,
- role i uprawnienia w przestrzeni nadawane przez Klienta, dziennik działań,
- hasła jako skrót argon2id, logowanie dwuetapowe, wygasanie sesji,
- serwery w Polsce, codzienne szyfrowane kopie zapasowe w innym centrum danych w UE, test odtworzenia raz w miesiącu,
- dostęp zespołu Przetwarzającego tylko z 2FA, z listy adresów IP, a wejście w przestrzeń Klienta wyłącznie za jego zgodą z aplikacji, na ograniczony czas i z wpisem w dzienniku,
- regularne aktualizacje oprogramowania i test penetracyjny raz w roku.
6. Zakończenie przetwarzania
Po zakończeniu korzystania z fanero studio Przetwarzający przechowuje dane przez 90 dni, aby Klient mógł je pobrać albo wznowić usługę, a następnie je usuwa, chyba że prawo wymaga ich dalszego przechowywania. Gdy Klient usunie przestrzeń, dane są usuwane po 7 dniach. Z kopii zapasowych dane znikają najpóźniej po 30 dniach.
7. Audyt
Klient może przeprowadzić audyt raz w roku, a także po naruszeniu ochrony danych, zapowiadając go co najmniej 30 dni wcześniej. Audyt odbywa się w pierwszej kolejności przez odpowiedzi na pytania i udostępnienie dokumentacji, w tym raportu z testu penetracyjnego. Audyt w siedzibie odbywa się w godzinach pracy, bez dostępu do danych innych klientów i na koszt Klienta.
8. Postanowienia końcowe
Odpowiedzialność stron określa art. 82 RODO oraz punkt 12 Regulaminu w zakresie, w jakim pozwalają na to przepisy. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin i RODO. W razie sprzeczności z Regulaminem w sprawach ochrony danych pierwszeństwo ma ta umowa.
Klient, który potrzebuje umowy podpisanej w formie dokumentowej albo z własnymi postanowieniami, może o nią poprosić na pomoc@fanerostudio.pl.